Logo akcji "Przejrzysta Polska"

Akcja społeczna "Przejrzysta Polska" prowadzona jest przez "Gazetę Wyborczą" przy wsparciu Fundacji Agory, Polsko - Amerykańskiej Fundacji Wolności, Programu Przeciw Korupcji Fundacji im. S. Batorego, Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej, Centrum Edukacji Obywatelskiej i Banku światowego.

Celem akcji jest promowanie uczciwości i skuteczności w samorządach, poprawa jakości życia publicznego oraz pobudzenie aktywności obywatelskiej.

Adresatem akcji są samorządy terytorialne, które przy współpracy z organizacjami pozarządowymi i mieszkańcami chcą udoskonalać praktykę sprawowania władzy i administrowania, dążąc do wyeliminowania korupcji i innych form patologii.

Lista zadań w porównaniu do ubiegłorocznej jest nieco krótsza. Zadania te są bowiem uzupełnieniem poprzednich, a ich realizacją mogą zająć się tylko te jednostki samorządowe, które są już posiadaczami certyfikatu Przejrzysta Polska.

Nowe zadania, z których gmina Jarocin zobowiązała się wywiązać do końca sierpnia 2006r., to trzy zadania obligatoryjne:
1) opracowanie systemu i przeprowadzenie badania opinii na temat funkcjonującego katalogu usług,
2) opracowanie procedury corocznego przeglądu i monitoringu kodeksu etycznego urzędnika prowadzonego przez pracowników urzędu oraz społeczność lokalną,
3) opracowanie z udziałem społeczności lokalnej procedury konsultacji społecznych,

oraz trzy zadania fakultatywne:
1) opracowanie broszury "Przejrzysty Urząd - informacje dla mieszkańców",
2) opracowanie broszury przybliżającej mieszkańcom istniejący w gminie strategiczny dokument rozwojowy,
3) wprowadzenie systemu doskonalenia funkcjonowania urzędu opartego na celach zakomunikowanych społeczności lokalnej.



ZASADY I ZADANIA

1 zasady przejrzystości
2 zasady braku tolerancji dla korupcji
3 zasady partycypacji społecznej
4 zasady przewidywalności
5 zasady fachowości

Informacja o zadaniach wykonywanych w ramach kontynuacji programu
Przejrzysta Polska ukazała się w lipcowym numerze
Jarocińskiego Przeglądu Informacji. Zobacz tutaj »



1. ZASADY PRZEJRZYSTOŚCI
1.1. Opracowanie systemu i przeprowadzenie badania
funkcjonowania katalogu usług

System badania funkcjonowania katalogu usług jest opracowany i formalnie zatwierdzony do stosowania
Usługi, które świadczy Urząd Miejski w Jarocinie, zostały skatalogowane już w 2001 roku, kiedy to w Urzędzie został wprowadzony System Zarządzania Jakością w oparciu o normę ISO 9001. Prowadzenie katalogu usług i kart usług reguluje procedura jakości Rozpatrywanie spraw klientów przez wydziały Urzędu Miejskiego w Jarocinie. Od tego też czasu prowadzona jest systematyczna ocena funkcjonowania tego katalogu.

Ocenę funkcjonowania katalogu gwarantuje kilka procedur Zintegrowanego Systemu Zarządzania w oparciu o normy ISO. Są one zgrupowane w ramach jednego procesu pod nazwą Ciągłe doskonalenie usług i Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Główną procedurą, której celem jest zapewnienie systematycznej oceny systemu zarządzania, a w tym także katalogu usług, jest procedura PS-5.01 Przegląd Zarządzania.

W przeglądzie zarządzania brane są pod uwagę wyniki auditów, przeprowadzanych corocznie zgodnie z procedurą PS-8.01 Audit wewnętrzny, a których celem jest zapewnienie okresowej weryfikacji stosowanego systemu zarządzania jakością. Pozaplanowe audity zarządza się m.in. w wyniku istotnych zmian organizacyjnych w Urzędzie, co jest szczególnie ważne w przypadku funkcjonowania katalogu usług. Procedura PS-8.02 Postępowanie z niezgodnościami. Działania korygujące i zapobiegawcze nakłada na pracowników Urzędu obowiązek zgłaszania przełożonemu wniosków dotyczących podjęcia działań korygujących lub naprawczych w przypadku zauważenia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu. Ponadto w badaniu funkcjonowania systemu bierze się pod uwagę wyniki badania zadowolenia klientów Urzędu oraz ich skargi.


Badania są prowadzone cyklicznie
Procedury ISO gwarantują przeprowadzanie przeglądów zarządzania przynajmniej raz w roku. Każda jednostka organizacyjna uczestnicząca w Zintegrowanym Systemie Zarządzania powinna być auditowana przynajmniej raz w roku. Opinie na temat funkcjonowania katalogu usług mieszkańcy mogą składać przez cały rok. Sprawozdanie sporządzane jest do 30 grudnia każdego roku.


Określony jest zakres przedmiotowy badania
Przegląd zarządzania służy ocenie funkcjonowania całego systemu zarządzania, a więc także wszystkich jego części składowych, w tym funkcjonowanie katalogu usług. Odbywa się on m.in. na podstawie:
- sprawozdania z oceny stopnia zadowolenia klienta oraz skarg klientów,
- wyników auditów wewnętrznych i zewnętrznych,
- sprawozdań z monitorowania procesów.
Ankieta badania zadowolenia klienta zawiera m.in. pytanie: Jak Państwo oceniają funkcjonowanie katalogu usług w Urzędzie Miejskim? Audytorzy przed auditem każdorazowo opracowują listę tematów do sprawdzenia.


Zagwarantowana jest realizacja działań korygujących
Po zapoznaniu się ze sprawozdaniami z oceny zadowolenia klienta i monitorowania procesów, wynikami auditów oraz innymi materiałami wynikającymi z procedury Przegląd Zarządzania, uczestnicy Przeglądu zgłaszają odpowiednie propozycje i wnioski dotyczące udoskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Uczestnikami Przeglądu są Burmistrz, właściciel procesów, kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu oraz inne wyznaczone osoby.

Burmistrz, po zapoznaniu się ze sprawozdaniami oraz po przeanalizowaniu sugestii uczestników Przeglądu, podejmuje decyzje dotyczące doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w tym o uruchomieniu działań korygujących i zapobiegawczych. Podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych reguluje procedura jakości Postępowanie z niezgodnościami. Działania korygujące i zapobiegawcze. Identyfikacja problemu może jednak nastąpić nie tylko na podstawie decyzji podjętych w ramach corocznego przeglądu zarządzania i zapisów z auditów, ale także - doraźnie - na podstawie wniosków zgłaszanych przez pracowników Urzędu i skarg Klientów.

Zasadność wniosków identyfikujących problemy jest analizowana przez Pełnomocnika do spraw Zarządzania Jakością. Działania korygujące i zapobiegawcze przeprowadzają pracownicy Urzędu zgodnie z ustalonym i zatwierdzonym planem. Skuteczność i prawidłowość wykonania tych działań jest oceniania przez kierownika jednostki i dopiero pozytywna ocena kończy działania korygujące i zapobiegawcze.


Określona jest odpowiedzialność oraz terminy wykonania badania, analizy wyników, sformułowania wniosków, realizacji wniosków
Każda procedura w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania wskazuje terminy realizacji procedury oraz osoby lub jednostki odpowiedzialne za jej realizację. Jednostką odpowiedzialną za obszar badań stopnia zadowolenia klientów (przeprowadzenie badań oraz analiza ich wyników) jest Kancelaria Burmistrza. Termin sporządzenia sprawozdania, które zawiera wyniki tych badań, procedura Działania marketingowe wyznacza do 30 grudnia każdego roku.

Audity wewnętrzne powinny być przeprowadzane przynajmniej raz w roku. Istnieje także możliwość przeprowadzania w określonych przypadkach pozaplanowych auditów. Za przeprowadzenie auditów odpowiedzialni są audytorzy. Listę audytorów, planowanie auditów oraz nadzór nad ich przeprowadzaniem to obowiązek Pełnomocnika burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością. Formułowanie i realizacja wniosków dotyczących naprawy funkcjonowania katalogu usług odbywa się w ramach procedury Przegląd Zarządzania oraz procedurami z nią związanymi (m.in. procedurą Postępowanie z niezgodnościami. Działania korygujące i zapobiegawcze).

Przegląd zarządzania odbywa się corocznie, jednak datę i godzinę przeglądu ustala Pełnomocnik Burmistrza do spraw Systemu Zarządzania w Programie przeglądu. Uczestnikami przeglądu są: burmistrz, właściciele procesów, kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu oraz inne wyznaczone osoby i to oni przeprowadzają dyskusję i formułują wnioski. Ostateczne decyzje, w tym także w sprawie podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych, podejmuje burmistrz.

Realizacja wniosków poprzez podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych należy do obowiązków pracowników wyznaczonych przez kierowników odpowiedzialnych za te działania. Kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu są odpowiedzialni za ustalenie sposobu przeprowadzania działań korygujących i zapobiegawczych oraz za nadzór za ich prawidłowym przeprowadzeniem. Termin przeprowadzenia działań naprawczych jest każdorazowo ustalany i wpisywany w kartę działań sporządzanych przez kierownika.


Wykonanie badania funkcjonowania katalogu usług
Przeprowadzono badanie funkcjonowania systemu, w tym:
- opracowano szczegółowy zakres badania
- opracowano metodę badawczą,
- przeprowadzono badanie
- opracowano jego wyniki i sformułowano wnioski
- zrealizowano działania korygujące.

W Urzędzie Miejskim w Jarocinie przeprowadza się przeglądy zarządzania co roku od momentu wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością. Ostatni przegląd zarządzania odbył się 23 listopada 2005r. Następny planowany jest w listopadzie 2006r. Przeglądy zarządzania poprzedzają m.in. audity oraz badanie stopnia zadowolenia klienta.

W 2005 roku audity wewnętrzne odbyły się 14 i 15 listopada. W przeprowadzonym w 2005 roku audicie, auditorzy sprawdzili m.in. procedurę Rozpatrywanie spraw klientów przez wydziały Urzędu Miejskiego w Jarocinie, której załącznikiem jest wykaz załatwianych w Urzędzie spraw (katalog usług).

W ubiegłym roku mieszkańcy mogli ocenić funkcjonowanie katalogu usług za pośrednictwem ankiety badania zadowolenia klienta. Nie było w niej jednak zawartego pytania dotyczącego bezpośrednio katalogu usług, a pytania ogólne typu: CZY JEST PAN / PANI ZADOWOLONY/A I USATYSFAKCJONOWANY/A ZE SPOSOBU ZAŁATWIENIA SPRAWY W URZĘDZIE?, CZY WG PAŃSTWA NASTĄPIŁY ZMIANY NA LEPSZE W JAROCINIE W OSTATNIM ROKU?, JAKIE ZMIANY NASTĄPIŁY NA GORSZE W JAROCINIE W OSTATNIM ROKU?, CO NALEŻAŁOBY ZMIENIĆ W MIEŚCIE / GMINIE?

Pytania te są pytaniami otwartymi i umożliwiają zawarcie opinii klienta także na temat funkcjonującego katalogu usług. W okresie sprawozdawczym, tj. od dnia 1 stycznia do 31 października 2005r., nie pojawiła się jednak opinia dotycząca funkcjonowania katalogu usług. Pojawiły się jednak pozytywne opinie dotyczące funkcjonowania i organizacji Urzędu, z czego pośrednio można wywnioskować, że mieszkańcy nie wnoszą uwag co do funkcjonowania katalogu usług. Aby sprostać wymaganiom stawianym przez akcję Przejrzysta Polska, w bieżącym roku ankieta została uzupełniona o dodatkowe pytanie: JAK PAŃSTWO OCENIAJĄ FUNKCJONOWANIE KATALOGU USŁUG W URZĘDZIE MIEJSKIM? Oprócz oceny ogólnej (bardzo dobrze, dobrze, dostatecznie czy źle), klienci mają możliwość wypowiedzieć się na temat CO NALEŻAŁOBY ZMIENIĆ W KATALOGU USŁUG. Opinie klientów w tej sprawie będą podsumowane i poddane analizie podczas Przeglądu zarządzania zaplanowanego na listopad br.

Zachęcamy wszystkich mieszkańców do wzięcia udziału w badaniu katalogu usług. Ankiety dostępne są w Biurze Obsługi Klienta w Urzędzie Miejskim.





2. ZASADY BRAKU TOLERANCJI DLA KORUPCJI
2.1. Opracowanie procedury corocznego przeglądu i monitoringu
Kodeksu Etycznego Urzędnika prowadzonego przez pracowników urzędu
oraz społeczność lokalną


Dlaczego wprowadzona została procedura przeglądu i monitoringu Kodeksu Etycznego?
W sierpniu ubiegłego roku pracownicy Urzędu Miejskiego w Jarocinie stworzyli i przyjęli do stosowania Kodeks etyczny. Aby był to dokument żywy, znany i pomagający rzeczywiście kształtować postawy etyczne pracowników, musi być systematycznie monitorowany zarówno przez samych pracowników, jak i lokalną społeczność.

Jak wygląda procedura przeglądu i monitoringu Kodeksu Etycznego w jarocińskim Urzędzie Miejskim?
Procedura przeglądu i monitoringu Kodeksu etycznego została wprowadzona zarządzeniem Burmistrza Jarocina z dnia 1 sierpnia 2006r. Daje ona możliwość oceny funkcjonującego Kodeksu zarówno przez pracowników Urzędu, jak i mieszkańców Jarocina, a ściślej mówiąc- wszystkich klientów Urzędu Miejskiego w Jarocinie. Przegląd Kodeksu odbywać się będzie corocznie w czerwcu. Społeczność lokalna o terminie przeglądu i monitoringu zostanie odpowiednio wcześniej powiadomiona za pośrednictwem strony internetowej www.jarocin.pl oraz biuletynu wydawanego przez Urząd Miejski.

Przegląd Kodeksu etycznego polega na:

1. wypełnieniu ankiety przez klientów Urzędu Miejskiego - ankieta dostępna w Biurze Obsługi Klienta Urzędu oraz na stronie internetowej tutaj.
2. wypełnieniu ankiety przez pracowników Urzędu,
3. sporządzeniu raportu z przeglądu przez Komisję Etyczną składającą się z pracowników Urzędu,
4. przy opracowywaniu wyników z przeglądu Kodeksu etycznego bierze się także pod uwagę Ankiety badania zadowolenia klienta Urzędu Miejskiego w Jarocinie.

Wyniki przeglądu podane zostaną do publicznej wiadomości za pośrednictwem strony internetowej www.jarocin.pl oraz biuletynu wydawanego przez Urząd Miejski.

» Raport z wykonania przeglądu i monitoringu Kodeksu Etycznego Urzędnika

Komisja Etyczna monitoruje także zgodność postępowania pracowników samorządowych z Kodeksem etycznym analizując co najmniej raz w roku skargi i wnioski zgłaszane Burmistrzowi Jarocina oraz Ankiety badania zadowolenia klienta Urzędu Miejskiego w Jarocinie.





3. ZASADY PARTYCYPACJI SPOŁECZNEJ
3.1. opracowanie z udziałem społeczności lokalnej
procedury konsultacji społecznych


Konsultacje z mieszkańcami gminy Jarocin
Gmina Jarocin przedstawiła organizatorom programu Przejrzysta Polska raport z wykonania pierwszego z sześciu zgłoszonych do realizacji zadań. Zadanie polegało na opracowaniu z udziałem społeczności lokalnej procedury konsultacji społecznych. Procedura konsultacji społecznych funkcjonuje w gminie Jarocin od 2003r. (została wprowadzona Uchwałą Nr IV/67/2003 Rady Miejskiej w Jarocinie z dnia 29 stycznia 2003r.). Reguluje ona zasady i tryb przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami gminy Jarocin.

W jakich sprawach przeprowadza się konsultacje społeczne?
Zgodnie z postanowieniami Uchwały, konsultacje z mieszkańcami przeprowadza się w przypadkach przewidzianych ustawą oraz w ważnych sprawach dla gminy Jarocin. Ważną sprawą jest sprawa dotycząca ogółu lub znacznej części mieszkańców. Konsultacje mogą także dotyczyć tylko części mieszkańców, np. sołectwa lub osiedla. W szczególności konsultacją mogą podlegać projekty uchwał Rady Miejskiej oraz planowane znaczne inwestycje w gminie.

Kto może w nich brać udział?
Tylko pełnoletni mieszkańcy gminy.

Kto przeprowadza konsultacje i z czyjej inicjatywy?
Organem uprawnionym do przeprowadzenia konsultacji jest Burmistrz Jarocina. Może on zarządzić przeprowadzenie konsultacji z inicjatywy własnej, Rady Miejskiej lub na wniosek przynajmniej 20% mieszkańców gminy. Jeżeli temat konsultacji społecznych dotyczy tylko części terenu gminy, o ich przeprowadzenie może wnioskować co najmniej 20% mieszkańców z terenu danej jednostki pomocniczej (sołectwa, osiedla). Złożenie wniosku przez mieszkańców nie wiąże jednak burmistrza do przeprowadzenia konsultacji.

Jak przebiegają konsultacje?
W konsultacjach mieszkańcy wypowiadają swoje opinie co do sposobu rozstrzygnięcia sprawy poddanej konsultacji. Szczegółowy tryb jest ustalany zarządzeniem burmistrza, które musi być powołane oddzielnie do każdego przypadku przeprowadzania konsultacji. W zarządzeniu tym burmistrz określa przedmiot, zasięg terytorialny oraz termin rozpoczęcia i zakończenia konsultacji, a także sposób, tryb i formę zgłaszania opinii i wniosków. W zarządzeniu powinny się znaleźć także informacje na temat sposobów ogłaszania wyników konsultacji. Do przeprowadzenia konsultacji Burmistrz może także powołać specjalną komisję.

Jak mieszkańcy są informowani o poddaniu danej sprawy konsultacjom?
Zarządzenie burmistrza w sprawie konsultacji jest podawane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Jarocinie. Jest ono także doręczane przedstawicielom jednostek pomocniczych (sołtysom i przewodniczącym zarządów osiedli) oraz osobom wskazanym przez wnioskodawców.

Jak mieszkańcy informowani są o wynikach konsultacji?
Wyniki konsultacji podaje się do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Jarocinie nie później niż w ciągu 14 dni od terminu ich zakończenia. Należy w tym miejscu dodać, że opinie i wnioski zgłoszone przez mieszkańców mają charakter typowo konsultacyjny i nie wiążą organów gminy.

Od momentu uchwalenia procedury konsultacji społecznych w 2003r., w gminie Jarocin przeprowadzono konsultacje z mieszkańcami tylko raz - w czerwcu ubiegłego roku, przy okazji tworzenia nowych regulaminów gminnych jednostek pomocniczych gminy (sołectw i osiedli).

Mieszkańcy gminy Jarocin zostali powiadomieni o procedurze konsultacji za pośrednictwem Jarocińskiego Przeglądu Informacji. Zobacz tutaj »